Rattaché(e) au Responsable Expérience VIP, vous serez amené(e) à :
- Suivre le programme d’invitations VIP ACO sur les 24h Motos et Autos :
- Centralisation interne des listes d'invités ACO pour l’hospitalité invités VIP,
- Gestion des envois, réponses et relances (par email, par téléphone) selon le mode de gestion défini en amont (plateforme digitale d’invitation, emailing global, invitation individuelle),
- Création des supports d’accueils (carton accompagnement billetterie, informations pratiques de l’hospitalité selon les jours, programmes),
- Gestion des envois :
- Titres d'accès via M-billet ou billet physique par voie postale,
- Programme et informations pratiques aux invités,
- Mise sous pli au centre accréditation.
- Aide à l’organisation du programme d’accueil – en lien avec le référent du dispositif :
- Définition du programme de la journée/Weekend,
- Mise en place des activités (visites, navettes, Gridwalk) avec les services internes,
- Réalisation des tableaux de réservations dédiés et suivi du remplissage au fil de l’eau,
- Création de coupons individuels,
- Faire la coordination avec les commerciaux pour mettre en commun les créneaux vendus aux clients et assurer la bonne mise en place le jour J.
- Établir un programme de rendez-vous ou rencontres entre les invités et la direction ACO/LMEM,
- Participer à l’accueil des différentes populations VVIP (invités officiels, partenaires) lors des phases protocolaires des 24h Motos et Autos (conditions d’accueil, hébergement, navettes, supports de communication),
- Apporter son aide sur des tâches ponctuelles liées à l’accompagnement de l’expérience hospitalités.